湖北省法律援助基金会档案管理制度

为规范湖北省法律援助基金会（以下简称基金会）档案管理，增强基金会档 案的实用性和有效性，结合基金会实际，特制定本制度。

一、 档案归档范围

基金会的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、 经营情况、人事档案、决定、委托书、协议、合同、项目方案、立项建议书、 项目活动通知等具有保存价值的文件或文书资料（包括电子文书）及相关影像 资料。

二、 基金会的档案管理

（一） 基金会的文书档案管理由秘书长负责并指定专人管理。

（二） 基金会的财务档案由基金会财务部指定专人管理。

三、 资料的收集与整理

（一） 按照档案归档范围，由专门管理档案人员集中统一收集整理。

（二） 档案管理人必须严格履行职责，认真负责。要及时将基金会各种门类和载体的文件、材料收集齐全，并按照相关规定及时归档和整理。

（三） 档案要清晰规范。有规范的档案编号和标签，能建立电子档案的要建立电子档案，归档的照片、录音、录像须附带准确的文字说明。平时要加强整理，做到一案一卷，分类存放。

（四） 档案封面应逐项按规定用碳素或中性笔书写，字迹清楚、工整、清晰。封面题名能准确反映卷内文件材料内容。并按内容、时间、类别设立档案盒。并注明立卷人、审核人和立卷时间。对需要长期保存的档案，要进行移交，

         四、档案的借阅

（一）理事长、副理事长、秘书长借阅档案可直接通过档案管理人员办理借阅手续。

（二） 因工作需要，基金会的其他人员需借阅档案时，需提交档案借阅申请，由秘书长审批，办理档案借阅手续。

（三） 档案借阅者必须做到：爱护档案，保持整洁，严禁涂改，阅后及时 归还。注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借，防止遗失。

         五、本制度2022年1月1日制定，2023年4月1日修订。